Mall för utvecklingssamtal
Tips om Utvecklingssamtal
Utvecklingssamtal är en speciellt strukturerad form av feedback. Målsättningen är att kontinuerligt stämma av och utveckla förhållandet mellan företaget (representerat av dig), medarbetare och arbetsuppgifter. Genom samtalet får du en regelbunden möjlighet att förbättra ditt företags prestationsförmåga. Du upptäcker systematiskt brister och positiva prestationer hos dina medarbetare, hos dig själv och på din arbetsplats generellt. Resultatet blir en kontinuerlig utvecklingsprocess som ger ständiga förbättringar.
Utvecklingssamtal - mall
Utvecklingssamtal bör hållas regelbundet. Hur regelbundet varierar beroende på typ av verksamhet och arbetsuppgifter, men minst ett ordentligt samtal en gång per tre månader. Regelbundenheten gör att dina medarbetare tar samtalen på allvar och får förtroende för samtalets betydelse. Genom att hålla samtalen ofta blir det också lättare att knyta an till det som hänt, eftersom det ligger närmre i tiden. Gör gärna ett schema för hela året som du sedan sätter värde i att du håller dig till. Börjar du slarva kommer betydelsen av samtalen att gå förlorad.
Tänk på i vilken miljö du håller samtalet. Om det inte är ett stort besvär kan du hålla samtalet i en annan miljö än den ni vanligen befinner er i. Gå iväg från arbetsplatsen och ta en gemensam lunch innan för att mjuka upp. Det du vill åstadkomma är dels att samtalet ska kännas som något annat än andra samtal och, dels att din medarbetare ska känna sig obesvärad av samtalsmiljön. Om du håller samtalet på ditt rum kan det få konsekvensen att medarbetaren känner sig underlägsen från början. Se också till att ni inte blir störda under samtalets gång.
Var noga med förberedelserna. Det gäller för både dig och din medarbetare. Använd färdiga samtalsprotokoll (se förslag nedan). Du kan börja med att ge din medarbetare ett underlag med de punkter du vill diskutera. Din medarbetare kan sedan i sin tur komplettera med frågor han vill ta upp och återlämna underlaget. Tänk på att inte ta med för många punkter. Det gör er stressade och kan förstöra kvalitén i samtalet. Förberedelserna gör samtalet effektivare och mer avslappnat. Dessutom kommer vissa tankar inte alltid upp i samtalsögonblicket.
Innan samtalet bör du ägna en stund åt att förbereda dig mentalt på vem det är du ska samtala med. Det är viktig att du kan uppträda personligt och trovärdigt. Du måste visa att du verkligen vet vem din medarbetare är och att du kan förstå dennes situation. Läs igenom protokollet och koncentrera dig 5 minuter på vad som gör din medarbetare till en speciell personlighet. Sök en positiv grundkänsla.
Börja samtalet med att stämma av vad ni kom fram till under förra mötet. Diskutera vad som hänt sedan dess och utvärdera resultatet. Låt din medarbetare ostört redogöra för sin syn på vad som hänt sedan förra mötet, innan du ger dina slutsatser.
Var noggrann och tydlig när du ger din feedback. Visa lyhördhet och ödmjukhet. Glöm inte att du har ett av tre syften: utveckla, förändra eller förstärka. Identifiera vilket du försöker göra och handla därefter.
Avsluta samtalet med att identifiera nya eller förnyade mål för utveckling. Sätt upp mål och delmål och kom överens om med vilka arbetsmetoder dessa ska uppnås. Försök också förutse kommande problem. Ta upp dem med medarbetaren så att ni båda kan vara uppmärksamma på dem, men glöm inte att fokusera på hur medarbetaren ska göra för att de inte ska uppstå.
Glöm inte att tacka din medarbetare för både samtalet i sig och dennes positiva arbetsinsatser innan ni avbryter. Om du har någon form av belöningssystem som är kopplat till samtalet delar du ut belöningen i slutet och talar tydligt om vad det är som föranleder belöningen.
Du och din medarbetare bör hjälpas åt att dokumentera samtalet. Sammanfatta samtalet direkt efter att ni hållit det. Protokollet ni använder ska ha utrymme för kommentarer och anteckningar, vilka ni använder för att som underlag. Din medarbetare ger dig sin utskrift när han renskrivit den. Du skriver ihop den med din egen och ger en kopia till din medarbetare. När han godkänt den spar du den för avstämning under tiden fram till och med nästa samtal.
Låt samtalet vara i högst 60 minuter. Ni hinner med det som finns att säga på den tiden. Längre samtal blir tröttsamma och tappar sin tyngd. Har du svårt att hålla tiden ta för vana att avbryta samtalet när tiden är ute. Även om ni inte är färdiga. Ni vänjer er snabbt och får tiden att räcka. Detta förutsätter förstås att samtalen hålls minst en gång per 3 månader. Vid samtalets slut: kom överens om/bekräfta tidpunkten för nästa samtal.
Utvecklingssamtalet utesluter inte andra samtal. Det viktiga du ska tänka på är att utvecklingssamtalet är extra fokuserat på att kvalitativt utveckla samarbetet mellan medarbetaren, dig och ditt företag.
Utvecklingssamtalet används inte i först hand till att tala lön. Lönen tar ni upp i lönesamtalet. Stäng däremot inte dörren helt för att ta upp lönefrågor. För det första är frågor om lön viktiga för din medarbetare och det kan vara så att arbetet blir lidande om han inte får klara ut sina funderingar, för det andra blir samtalet dåligt om ni ska sitta och stänga ute frågor som finns under ytan. Se bara till att dina medarbetare vet vad utvecklingssamtalet är till för i första hand. Lönefrågorna kan ni kanske flytta utanför samtalet.
Försök att uppfatta den generella inställningen till dina utvecklingssamtal på din arbetsplats. Fråga lite då och då för att försäkra dig om att samtalen uppfattas som positiva och att de leder till trygghet och goda resultat. Arbeta med att få dina medarbetare att förstå den ömsesidiga nyttan med samtalen.
Förbered dig för utvecklingssamtal
Med hjälp av checklistan nedan kan du enkelt förbereda både dig själv för utvecklingssamtalen. Listan kompletterar du med dina anteckningar innan samtalet och använder som dokumentationsunderlag efter.
Checklistan kan fungera som dina ramar för utvecklingssamtalet och skänka det struktur och trygghet. Men du kan också frångå ramarna om du tror att det ger ett bättre resultat. Kom bara ihåg att ramarna är en bra garanti för effektiva samtal i det långa loppet.
Din checklista
1. Uppföljning
a) Ta upp vad ni talade om sist och diskutera vad som har hänt sedan dess.
2. Medarbetaren
a) Ta upp vad medarbetaren tycker är motiverande och mindre motiverande.
b) Diskutera hur samarbetet med andra medarbetare och ledare fungerar.
c) Be om synpunkter på arbetsbelastning, arbetstider och fysisk arbetsmiljö.
d) Be om synpunkter om trivsel, stämning, allmänna attityder m.m.
3. Planering
a) Diskutera vad som är viktigast just nu och vilka förändringar och prioriteringar som medarbetaren gör i sitt arbete.
b) Sätt upp mål för kommande arbete med tidsangivelser för när ni ska stämma av resultatet.
c) Be medarbetaren berätta om sina önskemål gällande utveckling och nya arbetsuppgifter.
d) Fråga medarbetaren vad denne anser sig behöva för kompetensutveckling.
Tips
Om du gillade den här artikeln kommer du verkligen att tycka om den här konkreta guiden
Många läsare av den här artikeln har också läst:
Hur blir man en bra chef?
Så får du personalen att längta efter måndagar
Så gör du mycket mer effektiva möten
Fler smarta tips
Prenumerera på vår gratis tipsbrev som du kan få som inspiration direkt i e-posten. Läs om dem och prenumerera gratis
på den här sidan.
Läs ännu fler tipsartiklar - titta i menyn till vänster
Rekommendera Utvecklingssamtal-utvecklingssamtal.se till upp till 5 vänner!
Oroa dig inte - vi kommer inte att sälja dina vänners adresser eller använda dem till att skicka ut
något åt dem. 
Fyll i dina vänners e-postadresser nedan och klicka sedan på "Skicka" för att tipsa dem om sajten
Utvecklingssamtal-utvecklingssamtal.se!
